1. Pred začiatkom prípravy výstavy sa oboznámte s výstavným poriadkom, všeobecnými podmienkami cavyshow.sk a aktuálnou legislatívou SR týkajúcou sa podmienok organizovania výstav zvierat na území SR.
  2. Vyberte vhodné miesto konania výstavy. Pri jeho výbere zohľadnite faktory ako cena, veľkosť priestorov, vykurovanie v zimnom období, osvetlenie, prístup k pitnej vode, WC, možnosti parkovania, možnosť občerstvenia (v okolí), atraktivita miesta konania pre návštevníkov a podobne.
  3. Naplánujte termín konania výstavy tak, aby nekolidoval s inými plánovanými výstavami v SR a okolitých krajinách.
  4. Ďalším krokom je kontaktovanie obecného úradu (miestneho úradu), kde plánujete výstavu zorganizovať. Každá obec môže mať rôzne požiadavky a regulácie týkajúce sa organizovania podobných udalostí.
  5. Oznámte plánovanú výstavu aj na Regionálnej veterinárnej a potravinovej správe podľa miesta konania výstavy, a tiež zistite a splňte všetky veterinárne podmienky správou vyžadované, vrátane potreby veterinárneho osvedčenia a jeho maximálnej platnosti, potreby ošetrenia morčiat proti parazitom a veterinárnych požiadaviek počas konania výstavy (napr. kontrola zvierat pri vstupe, hygienické opatrenia, prípadné epidemiologické opatrenia atď.).
  6. Zabezpečte, aby vaša voľba posudzovateľov (SK, CZ, PL, ...) bola akceptovateľná pre PK morčiat SZCH. V prípade neistoty ohľadne výberu, neváhajte kontaktovať PK. Začlenenie nových posudzovateľov alebo tých, ktorí neboli na výstave dlhšiu dobu, môže obohatiť výstavu a pritiahnuť viac vystavovateľov. Kapacitu výstavy pre štandardy A+B a C určte na základe dohody s vybranými posudzovateľmi. Podrobná štatistika konaných výstav Vám môže poskytnúť ďalšie užitočné informácie.
  7. Včas ohláste výstavu na PK morčiat SZCH aj keď ešte nemáte vyhotovené propozície výstavy alebo zjednaných všetkých posudzovateľov.
  8. Spolupracujte so správcom webu cavyshow.sk na vytváraní propozícií výstavy, pričom sa uistite, že sú vždy formulované v duchu Fair Play. Web automaticky posiela odkaz na propozície výstavy pri ich vytvorení a následných úpravách na email PK morčiat SZCH. Preto už nemusíte mať starosti s následným informovaním PK o zmenách výstavy.
  9. Technické aspekty výstavy:
    • Voľba formátu katalógu - môžete si vybrať medzi tlačenou a elektronickou formou (ekologická voľba - web aj PDF).
    • Priebežné zverejňovanie výsledkov online - ako organizátor máte možnosť zapisovať výsledky na výstave do online tabuľky, čo vám uľahčuje spracovanie výsledkov na výstave. Vystavovatelia môžu vidieť výsledky takmer okamžite na webe. Počas spracovania výsledkov (záverečné súťaže) až do odovzdania všetkých ocenení sú výsledky nedostupné pre verejnosť, podľa pokynov organizátora.
    • Online posudzovateľský zoznam - ak máte dostatočne technické vybavenie, môžete zapisovateľovi umožniť elektronické zaznamenávanie výsledkov pomocou mobilu, tabletu alebo notebooku pri každom posudzovateľovi. Tento postup eliminuje potrebu prepisovania výsledkov do výsledkovej (online) tabuľky počas výstavy.
  10. Vytvorenie tímu, ktorý bude zabezpečovať prípravu výstavy a plniť aj nasledujúce úlohy:
    • Včasná príprava a zabezpečenie diplomov, kokárd, pohárov a ďalších materiálnych ocenení.
    • Hľadanie prípadných sponzorov výstavy, ktorí môžu finančne alebo materiálne prispieť.
    • Zabezpečenie výstavných klietok (boxov) alebo stanovenie možnosti vystavovania vo vlastných boxoch vystavovateľov. Rozhodnúť sa či ako organizátor zabezpečíte vodu, krmivo a seno alebo to bude plne na zodpovednosti vystavovateľa.
    • Spracovanie prihlášok a komunikácia s vystavovateľmi = osoba zodpovedná za prihlášky (zvyčajne je to správca webu - Lukáš Klimša).
    • Tvorba katalógu, posudzovacích lístkov, posudzovateľského zoznamu a ďalších dokumentov (správca webu vytvorí PDF verziu, ktorú je organizátor povinný si vytlačiť). Jeden výtlačok katalógu je vždy potrebný pre veterinárnu kontrolu, ktorá sa uskutoční v deň konania výstavy.
    • Príprava výstavných priestorov pred začiatkom výstavy.
  11. Zostavte tím, ktorý sa postará o plynulý priebeh výstavy počas jej konania. V rámci tejto skupiny môže jednotlivec plniť viacero úloh. Skladba tímu by mala zahŕňať nasledujúce role:
    • Riaditeľ výstavy - osoba zodpovedná za celkový priebeh a organizáciu výstavy. Jeho hlavnou úlohou je rozdelenie povinností medzi členov výstavného tímu a zabezpečenie hladkého priebehu výstavy.
    • Kancelária výstavy - osoba, ktorá sa bude výhradne venovať administratívnym záležitostiam v súvislosti s výstavou (napr. spracovanie výsledkov, riešenie protestov, poskytovanie informácií vystavovateľom).
    • Osoba pri vstupe - ak je na výstave zavedené vstupné, je dôležité mať vyhradené osoby, ktoré budú striedavo zabezpečovať jeho vyberanie a tiež sa venovať sa návštevníkom.
    • Zapisovatelia - každému posudzovateľovi môže byť pridelený zapisovateľ, ktorý bude pomáhať so zaznamenávaním hodnotenia do posudzovacích lístkov a do posudzovateľského zoznamu. U posudzovateľa, ktorý neovláda slovenský jazyk, je zapisovateľ nutnosťou. Rozhodnutie o pridelení či nepridelení zapisovateľa konzultujte s daným posudzovateľom.
    • Prípadne zapojte ďalšie osoby, ktoré pomôžu zabezpečiť hladký priebeh výstavy a následnú jej likvidáciu, aby celý proces prebiehal bez problémov.
  12. Po skončení výstavy musíte zaslať výsledkovú listinu do 14 kalendárnych dní od dňa konania na email PK morčiat SZCH, s ktorou Vám pomôže správca webu - Lukáš Klimša v prípade, že boli zapisované výsledky online priamo na výstave na webe cavyshow.sk.
  13. A nakoniec už len oddych a premýšľanie nad ďalším termínom výstavy ☺.

Vypracoval Lukáš Klimša, 07.01.2024